E-laskujen käytettävyysongelmia

Tuskailin ladatessani e-laskuja omaan arkistooni. Kirjoitan tässä hieman laajemmin e-laskujen ongelmista ja kehitysmahdollisuuksista. Asia koskee sinänsä kaikkia pankkeja, mutta kokemukseni perustuvat Nordean palveluun. Tässä kokemuksiani ja ehdotuksiani tilanteen parantamiseksi.

Tausta

Tilaan kaikki laskuni e-laskuna kun mahdollista. Olen asettanut niille kätevän automaattisen maksaminen ehtojen täyttyessä.

Meillä on vaimoni kanssa yhteisiä laskuja ja yhteinen tapa arkistoida asiakirjoja, siis myös laskuja. Käymme laskut läpi ja säästämme ne siltä varalta että myöhemmin tarvii palata asiaan. Erityisesti hyödyt tulevat vastaan jos laskusta tarvitsee reklamoida.

Laskuja arkistossa PDF-muodossa

Tallentamalla PDF-muodossa omalle koneelle vältämme riippuvuuden pankista. Esimerkiksi asuimme kaksi vuotta Yhdysvalloissa. Lisäksi PDF-tiedostoihin voi tehdä omia merkintöjä ja kommentteja, mikä ei onnistu jos laskuja tarkastelee verkkopankin kautta. Verkkopankeilla on myös rajoituksia kauanko ne säilyttävät vanhoja laskuja ja ylipäätään laskuja on vaikea hakea muuten kuin saapumisajan mukaan.

Ongelma

Nordea listaa saapuneet laskut saapumispäivän mukaan ja näyttää listassa laskuttajan ja eräpäivän. Tämä on hyvä lähtökohta.

Nordea verkkopankki: Saapuneet laskut

Harmillisesti e-laskujen oikeuksia ei voi hallita kuten tilinhaltijoita. Eli jos saan laskun, vaimoni ei pääse sitä katsomaan Nordean verkkopankista ja päinvastoin. Olen laittanut asiasta ajoittain palautetta, mutta ilmeisesti muilla ei ole vastaavaa tilannetta että laskut hoidettaisiin yhteisesti.

Asiaan. Mitenkäs laskun voi tallentaa omalle koneelle? “Laskuttajan erittely” -linkin takaa löytyy yleensä laskuttajan lähettämä eritelty lasku, minkä haluan siis talteen. Jos ei, niin “Perustiedot”-linkin takaa löytyy jostain valikosta mahdollisuus PDF-version tallentamiseen. Erittelylinkkiä klikkaamalla tulee tällainen näkymä:

Siirtyminen laskuttajan palveluun

Joka laskuttajalla tuntuu olevan omanlaisensa tapa esittää laskun PDF. Pieni vähemmistö ohjaa suoraan PDF:n. Enemmistöllä PDF on upotettu jollain tavalla sivulle, tai vielä pahempaa, siitä on vain arkistokelvoton kuva ja pitää seurata vielä yhtä linkkiä eteenpäin PDF:n saamiseksi. Sivulle upottamisen ongelma on, että selaimen “tallenna sivu” -ominaisuus tallentaa upottavan sivun eikä itse PDF-laskua.

Joukko erilaisia palveluita, joista PDF:n voi tallentaa

Kun tallennan laskun PDF:n koneelle, tiedoston nimeksi tulee yleensä tekninen nimi:

Joudun käytännössä avaaman tiedostot ja nimeämään ne käsin joka kerta kun siirrän ne arkistoon. Yhtenäinen nimeäminen olisi kätevää. Ilmeisesti nimen määrää e-laskun palveluntarjoaja. E-laskun palveluntarjoaja on siis eri kuin laskuttaja tai minun verkkopankkini, kuten esimerkiksi Tieto, Enfo tai Basware.

Riippumatta miten hyvä tai huono e-laskun palveluntarjoan toteutus on, Nordea huonontaa kokemusta vielä yhdellä kerroksella lisää. Nordean verkkopankki nimittäin ei ymmärrä selaimen välilehtiä, tai siis tarkemmin sanoen olettaa että niitä ei käytetä. Jos menit avaamaan linkin välilehdelle, seuraava linkin klikkaus saattaakin hypätä siihen mitä Nordean mielestä on viimeksi tehty eikä mitä linkkiä selaimessa painettiin. En tiedä tarkalleen mikä menee pieleen, mutta joka tapauksessa välilehtiä käyttämällä joutuu väärälle sivulle. Eli parasta käyttää yhtä ikkunaa. Muuten olisin avannut laskut välilehtiin ja sulkenut sitä mukaa kun saan tallennettua, jolloin kaikki olisi tullut hoidettua.

Nyt kun palaan sitten taas listaan kaikista vastaanotetuista e-laskuista, muistanko vielä viiden laskun tallettamisen jälkeen missä laskussa olin menossa? Tuskin. Eli koska tallensin laskut jo järjesteltyihin kansioihin, joudun vertaamaan jo tallennettuja, eri kansioista, pankissa saapuneiden laskujen listaan. Kohta meni hukkaan. Pääasiassa tämän vuoksi aikaa tallettamiseen palaa kohtuuttoman kauan.

Sikäli jos merkittävästi parempia palveluita e-laskujen hoitamiseen on, olen tarvittaessa valmis siirtämään laskujen maksun muuallekin. Mieluiten keskitän kuitenkin kaiken pankkiasioinnin yhteen paikkaan.

Ratkaisu / toivelista

Vaikka saattoi kuulostaa aika negatiiviselta, Suomessa käytössä oleva e-laskujärjestelmä on sinänsä erinomainen idea ja teknisesti sillä on potentiaalia olla paljon enemmän. Yhdysvalloissa asuessani jouduin lataamaan jokaiselta laskuttajalta erikseen PDF:t, sillä pankeilla ei e-laskuja vastaavaa palvelua ollut. Toisaalta vastapuolena isojen yritysten kuten PG&E:n ja Comcastin PDF-laskut olivat erinomaisia ja verrattaen helposti ladattavissa, vaikkakin joka yritykselle erikseen.

Seuraavaksi aion esittää mitä pankkien Suomessa kannattaisi mielestäni tehdä tälle asialle erikseen tai yhdessä. Epäilemättä yhteistyöstä voisi olla hyötyä sillä e-laskujen mekanismi on kaikille yhteinen, mutta yksinkin olisi varmasti mahdollista tehdä käyttäjälle paljon helppokäyttöisempiä ratkaisuja.

Toivelista:

Uskon että e-laskut ovat erinomainen idea ja kuvaamani käytettävyysongelmat ovat ratkaistavissa.

Hyvää joulua kaikille!